Google Non Profit kostenbesparing

Bijna iedereen die ik ken is wel bekend met gmail, de gratis mailservice van google. Niet iedereen weet van het bestaan van google apps en volgens mij weet zo goed als niemand dat er ook een non profit versie hiervan is.

Eerst even korte uitleg van google apps. Dit is simpel gezegd een plus versie van een gewoon google account. Je kan je eigen domein koppelen aan een google account en deze gebruiken met een groep. Op die manier mailadressen beheren, een google docs gedeelte als groep gebruiken, agenda’s delen etc etc etc. Dat allemaal vanuit een domein. Dus bijvoorbeeld de lokale voetbalclub met een rits eigen mailadressen (kantine, administratie, planning, feestjes, etc).

Dit is begonnen als gratis dienst maar is door gegroeid en als je boven een bepaald aantal gebruikers komt dan zitten hier kosten aan verbonden. Wat op zich logisch is want het is simpel weg een handig oplossing voor het bijhouden van complete “backoffice” van een bedrijf/vereniging.

Een paar maanden terug kreeg ik de vraag om een oplossing te vinden voor mail van een Stichting. Het idee was om de websites en de mail even na te lopen en kijken of er misschien een mogelijkheid was om te besparen op de kosten. Het plan was om de site te verhuizen naar een betere en ook goedkopere hosting oplossing. Dit was snel gevonden en als snel was daar het punt van de mail. Hiervoor was op dit moment een betaald google apps account afgesloten.

De eerste oplossing was om de mails los op te zetten bij de hostingpartij. Alleen was het dan niet langer mogelijk om gebruik te maken van de google drive en de gezamenlijke agenda. Dus misschien dan toch kijken naar een oplossing van losse accounts. Na wat onderzoek kwam ik terecht bij de non profit oplossing.

Aangezien het hier gaat om een Stichting met een non-profit doel zou het mogelijk moeten zijn om hier gebruik van te maken. Toevallig kwam op dat moment ook een andere stichting met het verzoek om te kijken naar een mail/kalender oplossing dus dat werd meteen een testcase.

Het is op zich mogelijk voor iedereen om zich aan te melden en met een KVK nummer en goeie omschrijving van doelstelling van de stichting kan je van start. Natuurlijk is er een catch het moet wel gaan om een Non-Profit 🙂 Google werkt voor Nederland samen met Techsoup dus stap 1 is valideren via deze partij. Techsoup geeft tevens ook nog  toegang tot een flink aantal aanvullende diensten van andere partijen van Microsoft tot Adobe.

Voor deze Stichting in ieder geval een geweldige oplossing omdat de huidige google apps gewoon kan worden omgezet waarbij een flinke kostenbesparing kan worden gemaakt. Dit budget kan worden gestoken in promotie van de activiteiten en realiseren van het doel.